Lập kế hoạch ngân sách chiến dịch cuộc thi để có dự toán rõ ràng, khả thi

Ngân sách cuộc thi của bạn nên giúp bạn quyết định điều gì?

Ngân sách cuộc thi nên giúp bạn chọn một kế hoạch quảng bá thực tế, không chỉ đơn thuần đưa ra một con số để chi tiêu. Bắt đầu bằng cách viết ra những gì chiến dịch cần đạt được: giới thiệu bài dự thi đến đối tượng phù hợp, giải thích cách bình chọn, hoặc nhắc nhở những người quan tâm trước ngày kết thúc.

Những mục tiêu đó dẫn đến khối lượng công việc khác nhau. Giới thiệu bài dự thi có thể cần nghiên cứu đối tượng và nhiều phương án sáng tạo. Giải thích một quy trình bình chọn nhiều bước có thể yêu cầu hướng dẫn rõ ràng hơn và tin nhắn tiếp theo. Kế hoạch nhắc nhở cần đủ thời gian để tiếp cận mọi người mà không dồn mọi nhiệm vụ vào những ngày cuối.

Trước khi yêu cầu dự toán, hãy thu thập những thông tin cơ bản sau:

• Trang cuộc thi, thể lệ của ban tổ chức và ngày kết thúc, bao gồm cả múi giờ.
• Vị trí địa lý, ngôn ngữ và sở thích của những người bạn hy vọng tiếp cận.
• Hành trình bình chọn, bao gồm bất kỳ bước tạo tài khoản, email, số điện thoại hoặc ứng dụng nào.
• Tài liệu sáng tạo đã có sẵn và người phê duyệt chúng.
• Các kênh bạn có thể sử dụng và mọi hạn chế quảng bá do ban tổ chức nêu rõ.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc cách quảng bá phù hợp với nỗ lực tổng thể, hãy bắt đầu với marketing cuộc thi. Một mục tiêu rõ ràng giúp dễ dàng phân biệt công việc thiết yếu với các phần bổ sung tùy chọn.

Đối tượng và yêu cầu bình chọn thay đổi dự toán như thế nào?

Đối tượng và lộ trình từ khi thấy bài dự thi đến khi gửi bình chọn định hình cả kế hoạch truyền thông lẫn công việc xung quanh nó. Đối tượng địa phương hoặc chuyên biệt có thể cần một nhóm kênh tập trung, trong khi chiến dịch trải rộng nhiều khu vực hoặc ngôn ngữ đòi hỏi sự phối hợp nhiều hơn và nội dung sáng tạo được điều chỉnh phù hợp.

Mức độ phức tạp của bình chọn cũng quan trọng. Nếu người ủng hộ phải đăng ký, xác nhận email hoặc hoàn thành bước khác, chiến dịch cần giải thích hành trình đó một cách rõ ràng. Việc quảng bá nên đặt kỳ vọng chính xác và nhắc nhở những người quan tâm hoàn tất quy trình; không nên cố gắng lách các biện pháp bảo vệ của ban tổ chức. Việc rà soát thể lệ giúp xác định các bước đó trước khi đề xuất kế hoạch kênh. Xem kiểm tra thể lệ và rủi ro cuộc thi nếu bạn muốn chuẩn bị các chi tiết đó.

Đối với từng đối tượng tiềm năng, hãy ghi chú nơi các thành viên của họ thường gặp nội dung liên quan và những gì bạn có thể nói về bài dự thi mà không đưa ra tuyên bố không có căn cứ. Sau đó yêu cầu dự toán thể hiện công việc liên quan đến từng ngôn ngữ, khu vực hoặc kênh. Điều này cho bạn cách thực tế để so sánh kế hoạch tập trung với kế hoạch rộng hơn: đánh giá xem mỗi phần bổ sung có tiếp cận đối tượng riêng biệt hay chỉ thêm sự phối hợp.

Ngày kết thúc thay đổi điều gì trong kế hoạch chiến dịch?

Hạn chót quyết định có bao nhiêu thời gian cho việc chuẩn bị, phê duyệt, thử nghiệm và nhắc nhở. Khoảng thời gian dài hơn có thể cho phép nhóm phát triển và xem xét nội dung sáng tạo trước khi quảng bá, sau đó điều chỉnh kế hoạch khi có thông tin chiến dịch. Khoảng thời gian ngắn có thể yêu cầu phạm vi hẹp hơn và quyết định nhanh hơn từ phía người tham gia.

Làm việc ngược từ thời điểm kết thúc cuộc thi. Đánh dấu thời điểm cần kiểm tra thể lệ, thời điểm nội dung sáng tạo đầu tiên cần được phê duyệt, thời điểm quảng bá nên bắt đầu và thời điểm thích hợp cho lời nhắc cuối cùng. Trình tự nên để lại thời gian cho đối tượng hiểu các bước bình chọn thay vì gửi mọi thông điệp cùng một lúc.

Lịch lập kế hoạch có thể giúp bạn đánh giá liệu công việc yêu cầu có phù hợp với khoảng thời gian sẵn có hay không. Lịch chiến dịch cuộc thi 7, 14 và 30 ngày cung cấp cách suy nghĩ về các độ dài chiến dịch khác nhau. Hãy coi đó là công cụ hỗ trợ lập kế hoạch, không phải lời hứa rằng mọi hình thức đều phù hợp với mọi cuộc thi.

Khi yêu cầu dự toán, hãy chia sẻ hạn chót thực tế và khả năng phê duyệt. Nếu nhiều người cần phê duyệt nội dung hoặc sáng tạo, hãy nói rõ điều đó từ đầu. Thông tin đó giúp thiết lập phạm vi khả thi và làm rõ quyết định nào phải được đưa ra trước khi quảng bá có thể bắt đầu.

Phần nào của dự toán chi trả cho công việc nào?

Một dự toán dễ đọc phân biệt chi phí quảng cáo với phí agency và xác định mọi chi phí bên thứ ba tùy chọn. Chi phí quảng cáo được trả cho nền tảng đã chọn. Phí agency bao gồm công việc lập kế hoạch và triển khai đã thỏa thuận; không nên che giấu chi phí truyền thông trong một tổng số duy nhất không giải thích.

Phạm vi có thể bao gồm đề xuất đối tượng và kênh, chuẩn bị nội dung hoặc sáng tạo, thiết lập chiến dịch, xem xét liên tục và báo cáo cuối cùng. Hãy yêu cầu nhóm nêu rõ mục nào được bao gồm và mục nào không. Nếu đang xem xét hoạt động của nhà sáng tạo, tiếp cận influencer và nhà sáng tạo có thể giúp bạn hiểu đó là một hạng mục công việc riêng.

Đối với quảng bá tập trung vào quảng cáo, hãy xem quảng cáo trả phí cho bài dự thi cuộc thi. Một dự toán tốt kết nối từng dòng với một nhiệm vụ bạn có thể nhận biết và phê duyệt, để bạn thấy điều gì thay đổi nếu loại bỏ hoặc thêm một hạng mục công việc.

Làm thế nào để so sánh hai đề xuất chiến dịch một cách công bằng?

So sánh các đề xuất bằng cách đối chiếu công việc và giả định, không chỉ nhìn vào tổng số tiêu đề. Hai dự toán có thể sử dụng đối tượng, số lượng kênh, sản phẩm sáng tạo hoặc chi tiết báo cáo khác nhau. Trừ khi các yếu tố đầu vào đó được hiển thị, tổng số không mô tả cùng một kế hoạch.

Sử dụng bảng so sánh ngắn với một hàng cho mỗi quyết định:

• Đối tượng: vị trí, ngôn ngữ hoặc nhóm sở thích nào được bao gồm?
• Kênh: nền tảng nào được đề xuất và vai trò của từng kênh?
• Sáng tạo: bao nhiêu định dạng hoặc biến thể thông điệp là một phần công việc?
• Quản lý: công việc xem xét và điều chỉnh nào được bao gồm trong chiến dịch?
• Báo cáo: bạn sẽ nhận được thông tin gì và tần suất ra sao?
• Loại trừ: phí nhà sáng tạo, sản xuất, công cụ hoặc chi phí bên thứ ba khác có được tách riêng không?

Sau đó hỏi điều gì sẽ thay đổi nếu bạn thu hẹp đối tượng, giảm số lượng kênh hoặc tự cung cấp nội dung sáng tạo đã được phê duyệt. Câu trả lời nên giải thích ảnh hưởng đến sản phẩm bàn giao và sự phối hợp, thay vì gợi ý rằng mọi lựa chọn đều có mức tiếp cận hoặc sự phù hợp như nhau.

Sáng tạo là một yếu tố đầu vào riêng biệt, không phải vật trang trí thêm vào sau kế hoạch. Nếu bạn cần hỗ trợ chuẩn bị tài liệu chiến dịch, hãy xem sáng tạo và nội dung cho chiến dịch cuộc thi. Sản phẩm bàn giao rõ ràng giúp việc phê duyệt dễ dàng hơn và giúp bạn quyết định liệu phạm vi đề xuất có phù hợp với bài dự thi và hạn chót của bạn hay không.

Nên thống nhất những kiểm soát ngân sách nào trước khi quảng bá?

Thống nhất về hạn mức chi tiêu, trách nhiệm phê duyệt và báo cáo trước khi chiến dịch bắt đầu. Đây là những kiểm soát thực tế bạn có thể xem xét trực tiếp và chúng giúp ngăn chặn các thay đổi vào phút chót trở nên không rõ ràng hoặc khó theo dõi.

Yêu cầu nhóm ghi lại hạn mức quảng cáo đã duyệt, cách kiểm tra chi phí nền tảng và ai có thể phê duyệt thay đổi. Quyết định tốc độ bạn có thể xem xét nội dung sáng tạo và điều gì xảy ra nếu quảng cáo cần chỉnh sửa trước khi chạy. Đảm bảo báo cáo phân biệt chi phí nền tảng với công việc của agency và giải thích mọi thay đổi so với kế hoạch đã thỏa thuận.

Một thỏa thuận báo cáo hữu ích cho phép bạn kết nối hoạt động với quyết định. Nó có thể cho thấy những gì đã được triển khai, nội dung sáng tạo hoặc đối tượng nào được sử dụng và khuyến nghị tiếp theo là gì. Nếu trang cuộc thi hỗ trợ theo dõi qua hành trình bình chọn, hãy thống nhất những gì có thể quan sát; nếu không, hãy quyết định thông tin hiển thị nào từ chiến dịch và trang cuộc thi sẽ phục vụ cho việc xem xét.

Hoạt động cộng đồng, email hoặc messenger có thể phù hợp nếu người tham gia có quyền liên hệ với những người đó. Hãy coi đó là lựa chọn kênh riêng, với đối tượng và thông điệp riêng, thay vì giả định nó được bao gồm trong công việc quảng cáo. Tổng quan về tiếp cận cộng đồng, email và messenger có thể giúp bạn đánh giá lựa chọn đó.

Quyết định nào từ cuộc thi và nền tảng có thể thay đổi kế hoạch?

Thể lệ cuộc thi và quy trình xem xét của nền tảng đã chọn có thể ảnh hưởng đến việc quảng bá đề xuất có thể chạy đúng lịch hay không. Đọc thể lệ của ban tổ chức trước khi lên kế hoạch quảng bá bên ngoài và xác nhận rằng các kênh và thông điệp dự định phù hợp với chúng. Quảng cáo trên nền tảng cũng tuân theo quy trình xem xét và phân phối của chính nền tảng đó.

Ban tổ chức kiểm soát cách áp dụng thể lệ cuộc thi và các nền tảng kiểm soát việc xem xét và phân phối quảng cáo; cả hai đều có thể ảnh hưởng đến thời gian hoặc quảng bá khả dụng. Chúng tôi sử dụng phương pháp white-hat tuân thủ quy tắc nền tảng và thể lệ cuộc thi, không bán phiếu bầu, người theo dõi hoặc tương tác, và không bao giờ sử dụng bot, tập lệnh, tài khoản giả hoặc click farm. Chúng tôi đồng ý triển khai công việc và báo cáo cụ thể, không hứa hẹn chiến thắng, số phiếu, thứ hạng hoặc kết quả cuộc thi.

Nếu một quy tắc không rõ ràng, hãy giải quyết câu hỏi đó trước khi cam kết với kế hoạch kênh. Chia sẻ văn bản quy tắc liên quan, hướng dẫn bình chọn và mọi hướng dẫn của ban tổ chức với nhóm. Một kế hoạch dựa trên những gì được phép dễ dàng xác định phạm vi hơn là kế hoạch phải xây dựng lại sau khi phê duyệt hoặc chuẩn bị chiến dịch. Để có hướng dẫn rộng hơn về quảng bá có trách nhiệm, hãy xem phương pháp quảng bá cuộc thi.

Bạn nên gửi gì để nhận được đánh giá ngân sách hữu ích?

Gửi liên kết cuộc thi, thể lệ, hạn chót và hướng dẫn bình chọn trước tiên. Thêm mô tả ngắn về đối tượng bạn muốn tiếp cận, vị trí của họ, tài liệu sáng tạo bạn đã có và ai sẽ phê duyệt tài liệu đề xuất. Nếu bạn có kênh ưa thích hoặc hạn mức chi tiêu, hãy đưa vào như một ràng buộc lập kế hoạch thay vì thay thế cho việc xem xét cuộc thi.

Một yêu cầu ngắn gọn có thể là: “Bài dự thi của chúng tôi kết thúc vào [ngày và múi giờ]. Người ủng hộ bình chọn bằng cách [các bước]. Chúng tôi muốn tiếp cận [đối tượng và vị trí]. Chúng tôi có [tài liệu sẵn có], và [người hoặc nhóm] phê duyệt nội dung sáng tạo.” Đây là các chi tiết cho thông điệp của riêng bạn, không phải tuyên bố về kết quả chiến dịch.

Web3Do xem xét thông tin cuộc thi trước khi thảo luận phạm vi phù hợp. Dự toán kết quả sau đó có thể phân biệt chi phí nền tảng, công việc agency và bất kỳ phần bổ sung tùy chọn nào, với các giả định được nêu rõ để bạn có thể phê duyệt hoặc từ chối kế hoạch. Để có đánh giá ban đầu, hãy yêu cầu phân tích cuộc thi miễn phí. Gửi liên kết cuộc thi và thể lệ kèm hạn chót; bước tiếp theo là xem xét những gì được phép và yếu tố đầu vào chiến dịch nào cần làm rõ.

Cách hoạt động

1. Thu thập chi tiết cuộc thiThu thập liên kết bài dự thi, thể lệ ban tổ chức, hạn chót, hướng dẫn bình chọn và mô tả đối tượng.
2. Làm rõ ranh giới quảng báKiểm tra những gì ban tổ chức cho phép và ghi chú mọi hạn chế về nền tảng hoặc kênh trước khi thảo luận phạm vi.
3. Mô tả công việc bạn cầnLiệt kê tài liệu sáng tạo sẵn có, người liên hệ phê duyệt, kênh ưa thích và bất kỳ hoạt động tiếp cận nào bạn muốn xem xét.
4. Xem xét phạm vi đề xuấtKiểm tra rằng dự toán tách riêng chi phí nền tảng khỏi công việc agency và nêu rõ các giả định cũng như sản phẩm bàn giao.
5. Xác nhận kế hoạch bằng văn bảnGiải quyết các câu hỏi còn mở và phê duyệt bảng phân tích bằng văn bản trước khi công việc chiến dịch bắt đầu.